Zo organiseer je een event

De zes stappen van een event 8

Stap 0 Inleiding project- en eventmanagement 11
1 Evenementen 11
2 Soorten evenementen 12
3 Een evenement is een project 14
4 Kenmerken van een project 14
5 Wat maakt een project bijzonder? 17
6 Een succesvol event 18
7 Een event in stappen 21
8 Zes stappenplan 22
9 Belangrijke beslissingen bij een event 23
10 Evenementen en ethiek 24
11 Aan de slag! 27
12 Hulpmiddelen op de website 29
13 TO DO lijsten in dit boek 29
Extra opdrachten 31

Stap 1 Start het event 33
1.1 Aanleiding voor het event 34
1.2 Initiatiefnemer van het event 36
1.3 Ideeën voor een evenement 36
1.4 Van aanleiding tot event 37
1.5 Rol en taak van de opdrachtgever 40
1.6 Verzamelen van informatie 43
1.7 Intakegesprek met de opdrachtgever 44
1.8 Interview met belanghebbenden 47
1.9 Eventdoelen en financiën 48
1.10 Opbouw van een eventvoorstel 50
1.11 Opbrengsten en kosten: de begroting 56
1.12 Posten op de begroting voor een evenement 58
1.13 Scenarioanalyse 60
1.14 Haalbaarheid van het evenement 60
1.15 Besluit nemen: wel of geen event? 65
1.16 Opdrachtgever besluit tot een evenement 65
1.17 De eventmanager 66
Extra opdrachten 69

Stap 2 Organiseer je team 71
2.1 Formatie van het eventteam 71
2.2 Andere betrokkenen bij het event 74
2.3 Communicatie van het evenement 76
2.4 Event start-up-vergadering 79
2.5 Praktisch samenwerken 80
2.6 Eventarchief 82
Extra opdrachten 85

Stap 3 Stel het Eventplan op 87
3.1 Eventplan 87
3.2 Hoofdstukken van het Eventplan 88
3.3 Achtergronden van het event 90
3.4 Evenementbeschrijving 91
3.5 Taken en tussenresultaten 92
3.6 Kwaliteit 94
3.7 Eventorganisatie 96
3.8 Planning 97
3.9 Begroting van het evenement 99
3.10 Risico’s en randvoorwaarden 100
3.11 Goedkeuring van het Eventplan 102
Extra opdrachten 103

Stap 4 Bereid het event voor 105
4.1 Communicatieplan 106
4.2 Promotie via een promotieplan 107
4.3 Social media 114
4.4 Uitnodigingen voor het event 118
4.5 Kaartverkoop 120
4.6 Toegang tot het evenement 121
4.7 Bereikbaarheid en parkeren 122
4.8 Vervoer 123
4.9 Openen en sluiten van het evenement 123
4.10 Inrichting locatie en decoratie 124
4.11 Inschakelen leveranciers 124
4.12 Techniek 125
4.13 Catering 126
4.14 Veiligheid en veiligheidsplan 128
4.15 Medische verzorging 130
4.16 Fondsen werven: sponsoring, donaties en subsidies 131
4.17 Werven vrijwilligers via de 5 B’s 132
4.18 Financiën 135
4.19 Verzekeringen en vergunningen 136
– Checklist intakegesprek
– Model Agenda
– Model Notulen
– Evenementbegroting
– Sponsoring actieplan
– Sponsorbrief
– Sponsorcontract
– Model eventvoorstel
– Voorbeeld promotieplan
– Checklist Gasten uitnodigen
– Procedure kasverkoop
– Formulier kasopmaak
– Voorbeelden Veiligheidsplan
– Evenementverzekeringen
– Voorbeeld draaiboek
– Checklist parkeerplan
– Checklist evaluatie
– Checklist nacalculatie
Verder
– Artiestencontract
– Bevestiging deelname beurs
– event casus Oerol
– event casus Oerol Uitwerking
– Rekeningschema
– Voorbeeld Informatiematrix
– Voorbeeld risicoregister
– Websites maken
Voor docenten
– PowerPoint–introductiecollege
– Voorbeeld studiewijzer
– Weekverslag
4.20 Draaiboeken 138
4.21 Inhoud van het draaiboek 140
Extra opdrachten 145

Stap 5 Voer het event uit 147
5.1 Communicatie 147
5.2 Voer het draaiboek uit 148
5.3 Leidinggeven tijdens evenement 148
Extra opdrachten 151

Stap 6 Handel het event af 153
6.1 Praktische afhandeling 153
6.2 Evaluatie van het event 154
6.3 Sluiten van het eventdossier 156
6.4 Beëindiging van het event 156
Extra opdrachten 157

Bijlage 1 158
Bijlage 2 160
Bijlage 3 161

Literatuur 162
Over de auteurs 163
Register 164