Preview - Het ideale kantoor

De wereld om ons heen verandert in een razendsnel tempo. De opkomst van Social Media en The Internet of Things had in eerste instantie vooral een grote invloed op het privédomein, maar we zien nu steeds duidelijker ook de invloed op het bedrijfsleven. Traditionele markten worden opengebroken door nieuwe toetreders die in staat blijken te zijn om binnen enkele jaren marktleider te worden. De bijna onbeperkte beschikbaarheid van data zorgt er enerzijds voor dat er producten en diensten kunnen worden ontwikkeld die tot voorkort ondenkbaar waren, anderzijds vraagt het organisaties met oude bedrijfsmodellen om deze rigoureus om te gooien. Om tijdens deze snel veranderende omstandigheden succesvol te blijven zullen organisaties zichzelf niet alleen de vraag moeten stellen ‘hoe toekomstbestendig is ons product?’, maar ook ‘hoe toekomstbestendig is ons organisatiemodel?’

Een kenmerk van vrijwel alle succesvolle startups is dat zij volledig wendbaar zijn. De organisatie is in staat om direct te reageren op kansen en bedreigingen uit de markt. Een van de belangrijkste oorzaken van die wendbaarheid is de platte organisatiestructuur en de autonome beslissingsstructuur. Deze organisaties bestaan niet uit vele managementlagen en zijn niet verkokerd in strikt gescheiden productgroepen. Alles is er op gericht om informatie binnen de organisatie uit te wisselen en, indien die informatie een kans of bedreiging vormt, direct te kunnen handelen. Het is echter een misvatting dat alleen kleine bedrijven in staat zijn om zo wendbaar te blijven. Vrijwel alle succesvolle startups die de afgelopen 10 jaar zijn opgericht laten zien dat ondanks hun (snel gegroeide) omvang, zij in staat blijven innovatie maximaal te stimuleren en daarmee direct in te spelen op belangrijke marktontwikkelingen. Het is bovendien opvallend dat deze wendbare organisaties ieder jaar opnieuw goed doen bij werkgeversonderzoeken. De vrijheid om te ondernemen binnen een grotere organisaties geeft vaak veel voldoening voor medewerkers.

Het is daarom niet vreemd dat er steeds meer interesse komt voor het wendbare bedrijfsmodel. Schrijvers als Menno Lanting en John Kotter laten in hun boeken zien hoe belangrijk het is als organisatie hier mee bezig te zijn en hoe je er als manager op kunt inspelen. Er zijn voorbeelden genoeg van succesvolle bedrijfsmodellen, maar waar vaak aan voorbij wordt gegaan is één van de grootste barrières voor een succesvolle organisatieverandering, namelijk de bestaande huisvesting.

Van oudsher zijn wij gewend om te werken in een hiërarchische organisatie met duidelijke verantwoordelijkheden en sturingsmechanismen. Om deze structuur optimaal te ondersteunen heeft zich het typische kantoor ontwikkeld waar op dit moment nog 90% van de Nederlanders in werkt. Om een organisatie succesvol te transformeren naar een wendbare netwerkorganisatie zal ook de werkomgeving getransformeerd moeten worden naar een netwerkkantoor.

De grote vraag is natuurlijk hoe zo’n netwerkkantoor er uitziet. Betekent dat meer open werken, meer flexplekken en meer thuiswerken? Het antwoord op die vraag is even simpel als complex: het netwerkkantoor is uniek. Iedere organisatie is anders: het heeft andere bedrijfsprocessen, andere doelen en andere ambities. Er bestaat daarom niet iets als hét netwerkkantoor. Om Het ideale kantoor te creëren moet je als het ware het DNA van een organisatie boven tafel krijgen en vervolgens een werkomgeving creëren die volledig faciliterend is aan dat DNA. Het DNA klinkt als iets ontastbaars, maar is juist heel goed meetbaar. Het is namelijk een verzameling van alle werkzaamheden in relatie tot wijze waarop mensen met elkaar samenwerken. Door dat volledig te analyseren ontstaat er een blauwdruk voor het ideale werkplekconcept. Het DNA geeft een goed beeld van de innovatieve slagkracht en wendbaarheid van een organisatie. Het geeft tegelijkertijd ook houvast bij het opstellen van ambities en het voorbereiden van de huisvesting op die ambities.

Het veranderen van de werkomgeving kan een enorm krachtige tool zijn bij het veranderen van de organisatie. Als het goed wordt gedaan, waarbij veel aandacht is voor het creëren van draagvlak kan het tot verassend grote successen leiden. Wanneer het niet gestoeld is op feiten, maar op aannames, is de kans op weerstand en daarmee het mislukken van de verandering levensgroot.

In ons boek Het Ideale Kantoor beschrijven Stijn de Blaaij en Alexander Zweering waarom organisaties wendbaarder moeten worden om succesvol te kunnen blijven en wat de cruciale rol is die de fysieke werkomgeving daarbij speelt. Vervolgens leggen we uit waarom de ideale werkomgeving voor iedere organisatie anders is en hoe de creatie van het perfecte kantoorconcept werkt. Hoe zorg je ervoor dat je ook echt weet welke werkprocessen er in een organisatie spelen en welke werkplekken en ruimtelijke indeling daarbij horen? Wat werkt wel en wat werkt niet en hoe voorkom je dat je twee jaar later alweer uit je jasje bent gegroeid?

Tot slot beschrijven wij het volledige transformatieproces vanuit de ogen van de projectmanager. Waar liggen de valkuilen, hoe ga je om met weerstand en hoe zorg je dat iedereen enthousiast wordt over het nieuwe kantoor?

Met onze methode hebben wij de afgelopen jaren tientallen organisaties geholpen om een kantoor te creëren waar iedereen productief, trots en tevreden is. Wij schreven ons boek voor iedere manager die het belang van huisvesting als sturingsmechanisme voor een betere organisatie wil begrijpen.

Alexander Zweering is mede-eigenaar van Spring Real Estate. Hij is een van de auteurs van Het ideale kantoor.